AVG

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht.
De AVG bevat nieuwe privacyregels met als belangrijkste doel uw persoonsgegevens nog beter te beschermen.
Trafo Steenbergen respecteert de privacy van de leden. Als vereniging hebben we persoonsgegevens nodig. Bij het gebruiken en verwerken van de persoonsgegevens waarborgt Trafo Steenbergen de privacy van haar leden en neemt de wet- en regelgeving volgens de AVG in acht.
Trafo Steenbergen vindt het belangrijk om heldere regels te geven omtrent het gebruik van persoonsgegevens. Deze regels zijn vastgelegd in onderstaande verklaring.
Wie is er verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens en waar worden de gegevens voor gebruikt?
Het bestuurslid wat de ledenadministratie beheerd draagt zorg voor de opstelling en het bewaren van de ledenlijst. De persoonsgegevens worden gebruikt voor:
РAdministratieve doeleinden, incasso’s
– Informeren van de leden over activiteiten zoals wedstrijden en evenementen. Het contact kan plaatsvinden via e-mail, telefoon.
– Communicatie over het lidmaatschap
Wie binnen trafo hebben toegang tot de bestanden met persoonsgegevens?
– Ledenadministratie
– Penningmeester
De leiding krijgt iedere maand een presentielijst met daarop vermeld de namen en telefoonnummers en evt bijzonderheden van de leden, deze lijsten gebruiken ze alleen tijdens de lessen. De leiding kan bij de ledenadministratie persoonsgegevens van de leden van de desbetreffende groep opvragen en deze gebruiken om de leden te informeren over bepaalde zaken.
Bij mailing wordt er zorgvuldig omgegaan met mailadressen, door deze in BCC te zetten.
Welke persoonsgegevens worden opgenomen?
Trafo Steenbergen verkrijgt en verwerkt de volgende persoonsgegevens die door de leden zijn aangeleverd middels een inschrijfformulier. Dit wordt ingevoerd in het systeem genaamd Digimembers , waar ook de KNGU inzage in heeft, zij gebruiken deze gegevens ook voor inschrijven voor wedstrijden.
– Voor- en achternaam
– Adresgegevens
– Geboortedatum
– Telefoonnummer
– E mail adres
– Bankgegevens
– Toestemming gebruik beeldmateriaal op website en social media
– Medische gegevens omtrent huisarts, ziekenfonds, medicatie en blessures
Hoe worden de persoonsgegevens bewaard?
De persoonsgegevens worden beheerd in een digitaal bestand middels een wachtwoord waarmee de ledenadministrateur kan inloggen op de computer die voorzien is van de vereiste virusbeveiliging.
De gegevens worden na opzegging 2 jaar bewaard in een afgesloten kast op het woonadres van de ledenadministratie.
De leiding bewaard de presentielijsten in een afgesloten kast in de sporthal waar de lessen plaatsvinden.
Wat zijn de rechten van de leden?
De leden kunnen op het inschrijfformulier aangeven of ze wel/geen toestemming geven voor de volgende zaken:
– gebruik beeld/film materiaal voor social media en website
– gebruik e-mail adressen/ telefoonnummers van de leden, door de leiding van de desbetreffende groep
De leden gaan akkoord met gebruik en verwerking van de persoonsgegevens. De leden kunnen bij de ledenadministratie kenbaar maken om de gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen bij onjuistheden.
Welke maatregelen heeft trafo genomen om te voorkomen dat andere onbedoeld persoonsgegevens in kunnen zien?
De inlogcode om persoonsgegevens in te zien is alleen bekend bij ledenadministrateur en penningmeester